GDPR: Listen over mail-adresser på foreningens medlemmer indeholder personhenførbare oplysninger, og er derfor omfattet af bestemmelserne i GDPR. Man kan læse nærmere om baggrunden i Justitsministeriets vejledning til frivillige foreninger som er at finde under foreningens dokumenter her.

Listen vedligeholdes af sekretæren ud fra den såkaldte interesseafvejningsregel. Hertil kommer, at afgivelse af oplysninger til listen under alle omstændigheder sker frivilligt fra medlemmernes side.

Et medlem af foreningen kan til enhver tid bede om oplysning om, hvilke personlige informationer foreningens bestyrelse ligger inde med om medlemmet ved henvendelse til foreningens sekretær, ligesom man kan bede om at blive fjernet fra mail-listen, også ved henvendelse til sekretæren. Medlemmer bliver slettet fra mail-listen når de fraflytter Grundejerforeningen Rødager og dermed udtræder som medlemmer.

Sekretæren står for den daglige vedligeholdelse af mail-listen. Den opbevares primært på foreningens hjemmeside, men kan til redigeringsformål også behandles på sekretærens udstyr, når det sker under passende beskyttede forhold. Der henstilles til at medlemmer der downloader listen udelukkende anvender den under passende beskyttede forhold.

Da mail-listen ikke er til offentlig benyttelse (kun for medlemmerne) ler den beskyttet af en adgangskode. Adgangskoden til mail-listen kan indhentes af medlemmerne ved henvendelse til sekretæren.

Når mail-listen anvendes af foreningen til udsendelse af mail sker det ved at medlemmernes adresser placeres i BCC-feltet, så adresserne ikke gensidigt deles som en del af udsendelsen. Når den enkelte grundejer bruger oplysningerne på maillisten vil denne selv være ansvarlig for den videre behandling af personoplysninger (anvendelse af mail-listens adresser). Den enkelte grundejer opfordres altid til at anvende BCC-feltet ved brug oplysninger fra mail-listen. 

Ved at placere mail-listen på foreningens hjemmeside bliver hjemmesidens udbyder databehandler for foreningen. Foreningen har den relevante databehandler aftale med den nuværende udbyder (one.com) på plads som en implicit del af webhostingkontrakten med udbyderen (se mere på udbyderens hjemmeside her).